Hoe factureren aan het lokaal bestuur?
Elektronische facturatie
Ben je een leverancier van lokaal bestuur Meise?
En is het bestelbedrag hoger dan 3.000 euro (exclusief btw)?
Dan ben je vanaf 1 maart 2024 verplicht om die te verzenden als PEPPOL e-factuur volgens Europese richtlijn 2014/55/EU en KB van 9 maart 2022. Meer info daarover vind je op de website van de Vlaamse Overheid.
Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk om elektronische documenten, zoals e-facturen en e-creditnota’s, uit te wisselen. Iedereen met een ondernemingsnummer kan Peppol gebruiken.
E-facturatie biedt heel wat voordelen:
- E-facturatie zorgt voor tijdsbesparing, alles verloopt immers automatisch
- Facturen worden sneller betaald
- Er is minder kans op fouten en fraude
- Het risico dat we facturen verliezen, verdwijnt
- Er zijn geen papier-, port- en envelopkosten
Je kan op 3 manieren een e-factuur indienen:
Via een facturatietool
- Kies een van de facturatietools uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen..
- Kan jouw tool niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius of gebruik een andere facturatietool.
Via je eigen boekhoudpakket of ERP-systeem
- Check of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol.
- Volg de stappen op de website van de Vlaamse Overheid.
- Kan je pakket niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius of een andere facturatietool.
Via Mercurius
Gebruik je geen facturatietool of kan je geen e-facturen versturen via jouw facturatietool of boekhoudpakket? Je kan gratis e-facturen versturen via Mercurius, het portaal van de federale overheid.
- Meld je aan op het Mercurius platform met je eID of via itsme.
- Klik op ‘Nieuwe factuur aanmaken’, vul alle gegevens in en klik op ‘Verstuur’.
- Je kan de status opvolgen in het overzicht.
Belangrijk
- Onze Peppol gegevens
- Gemeente: BE0207.511.011
- OCMW: BE0212.197.002
- Bij 'ordernummer' moet je steeds de 10 cijfers van de bestelbon vermelden. Indien je geen bestelbonnummer hebt gekregen, vraag je deze best op bij jouw contactpersoon binnen onze organisatie.
- Facturen kunnen enkel in een gestructureerd XML-formaat (UBL2.1) aangeboden worden op het Open Peppol platform.
Als je vandaag nog niet in staat bent om je factuur per Peppol aan te leveren, omwille van :
- je bent niet btw-plichtig (particulieren, feitelijke verenigingen, rechtspersonen zonder btw-nummer,...)
- je factureert buiten een overheidsopdracht (huren, dokters,...)
- je bent een buitenlandse leverancier die geen toegang heeft tot PEPPOL
- je factureert een overheidsopdracht of concessie waarvan de totale waarde minder is dan 3.000 euro (excl. btw)
kun je de facturen enkel in digitale PDF via mail: financien@meise.be bezorgen -
Voorwaarden
Eén factuur met bijlagen per PDF en bestelbonnummer moet vermeld staan op de factuur
Gemeente Meise is gedeeltelijk btw-plichtig:Werken in onroerende staat moeten gefactureerd worden met btw-medecontractant.Bedrijven buiten België moeten een factuur opmaken zonder btw in kader van intracommunautaire leveringen.
OCMW Meise is niet btw-plichtig. Er kan niet met medecontractant gefactureerd worden.Bedrijven buiten België moeten een factuur opmaken met btw.
Vormvereisten factuur
Welke informatie je factuur moet bevatten, is afhankelijk van het al dan niet btw-plichtig zijn.
Je hebt een ondernemingsnummer
Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken:
- Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
- Indien er geen btw moet worden verrekend, vermeld dan op de factuur steeds de juiste reden
(bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44). - Vermeld steeds het bestelbonnummer op je factuur.
Je hebt geen ondernemingsnummer (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer)
Vermeld minimaal onderstaande gegevens op je onkostennota voor een correcte uitbetaling:
- Naam + Rijksregisternummer
- Adres
- Rekeningnummer (IBAN)
- Datum van opmaak onkostennota
- Bestelbonnummer
- Omschrijving en datum van dienst/levering
- Bedrag
Wettelijke betaaltermijn
De wettelijke termijn bedraagt normaal 30 dagen na factuurdatum voor de meeste diensten en goederen. De wettelijke betaaltermijn voor werken bedraagt 30 dagen en na aanvraag van de factuur door de gemeente of het OCMW (einde verificatietermijn; na goedkeuring van de vorderingsstaat).
Meer info?
- Op de website van de Vlaamse Overheid leest u alle informatie over Peppol:
https://overheid.vlaanderen.be/overheidsopdrachten-en-raamcontracten/e-procurement/peppol-mercurius-eprior - Een uitgebreide handleiding voor ‘PEPPOL’ e-facturatie:
https://www.peppolinbelgium.be/nl/ - Voor vragen rond de technische werking door de firma Arco Information
Email: einvoicesupplierinfo@arco.be
Arco is een officieel en gecertifieerd Open/Peppol Access Point en staat in voor het ontvangen en het verzenden van de e-invoices.
